Bimtek Pengelolaan Kearsipan

Kamis, 14 Oktober 2021 Fakultas Teknik Universitas Udayana menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip. Acara ini berlangsung secara luring bertempat di Ruang Sidang 1, Lt. III Gedung Dekanat Fakultas Teknik Jimbaran. Dihadiri oleh Dekan, para Wakil Dekan, Koordinator Tata Usaha, serta dua orang pembicara yaitu dari Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Provinsi Bali dan juga dari Universitas Udayana.

Dekan Fakultas Teknik Ir. I Ketut Sudarsana, S.T.,Ph.D dalam sambutannya mengatakan “masalah arsip adalah masalah klasik bagi kita semua, kadang saat dimintakan data itu bingung. Dengan adanya bimtek ini mulai hari ini kita berbenah untuk menyusun arsip-arsip kita”. I Ketut Sudarsana juga menyatakan, tempat menjadi masalah utama dalam penyusunan arsip di fakultas. Sehingga diharapkan dengan adanya bimtek ini dapat diberikan arahan bagaimana tata kelola arsip, arsip yang harus disimpan sampai tahun berapa, sampai bagaimana prosedur pemusnahan arsip.


Dra. A.A. Istri Alit Agung, M.Si selaku pembicara menyampaikan terkait permasalahan yang dialami Fakultas Teknik, “agar tidak susah dicari, arsip disimpan dengan diberikan kode untuk setiap jenis suratnya. A.A. Istri Alit Agung juga menyinggung masalah tempat, bahwa arsip seharusnya dipindahkan ke unit pengelola di universitas khususnya arsip inaktif, nantinya akan dinilai apakah layak atau tidak untuk dimusnahkan. I Nyoman Subaga, S.Sos menambahkan jangka simpan arsip adalah delapan tahun, selanjutnya akan diajukan untuk dilakukan penghapusan atau dipermanenkan.